Раньше была практически такая же проблема с постоянными небольшими заказами. Мы решили попробовать Комус https://www.komus.ru , чтобы хотя бы часть необходимых позиций заказывать централизованно. Со временем оказалось удобнее заранее формировать список и согласовывать получение, чем каждый раз заниматься покупками отдельно. Ещё нам пригодился широкий выбор товаров, поскольку потребности офиса довольно разные.