Отличный и очень правильный вопрос, особенно про проверку. С такой задачей многие сталкиваются. По своему опыту могу сказать, что тут ключевое — это не просто поставщик, а именно дилер с прямыми договорами и своей логистикой. Когда объемы большие, каждая заминка — это простой рабочих и деньги.

В твоем случае, раз объект в Питере, ищешь компании, у которых склад именно в городе, а не где-то в области. Это сразу отсекает кучу проблем с доставкой "завтра-послезавтра". Погугли https://rscable.ru/ они как раз из таких. У них один из главных складов как раз в СПб, и они позиционируют себя как дилеры заводов. Это важно, потому что они не перекупщики третьего звена, а значит, меньше риска получить "серый" товар, и цена часто адекватнее.

Насчет проверки — тут вообще интересный лайфхак есть. Некоторые нормальные поставщики сейчас дают доступ через веб-камеры на склад отгрузки. Типа, вот твой заказ паллетами стоит, вот его грузят в машину, можешь в реальном времени смотреть. Это не реклама, а просто факт: такая прозрачность сразу отшивает все сомнения. Если компания такое предоставляет, это сильный плюс в карму. И, конечно, всегда сверяй маркировку на бухтах и паспорта/сертификаты прямо при приемке. Не стесняйся — это нормально.

По документам для сдачи — с заводами-производителями все обычно четко, все сертификаты есть. Дилеры, которые работают официально, просто тебе их передают. Если речь про импортозамещение (а сейчас это часто требуется), то у нормальных поставщиков на такую продукцию тоже будет полный пакет, подтверждающий соответствие иностранным аналогам.

И да, логистика — отдельная тема. У крупных игроков, у тех же, которых я выше упомянул, обычно есть свои филиалы и своя доставка. Это значит, что тебе не придется искать перевозчика и платить ему отдельно, все включат в счет. Для Питера это критично, потому что свой транспорт у поставщика = больше шансов, что привезут точно в срок, даже на отдаленную площадку.

Короче, алгоритм такой: ищи дилера с питерским складом, проверяй наличие прямых договоров с заводами (это обычно на сайте пишут), уточняй про документы и сертификаты под твою задачу и обязательно спрашивай про условия доставки прямо на объект. Если услышишь про онлайн-отслеживание отгрузки — это вообще красавчики.